Organiser l'assemblée générale d'une association

AG ordinaire ou extraordinaire : ne pas se tromper

L'assemblée générale ordinaire traite la vie courante : rapport moral, comptes de l'exercice, budget, élection des dirigeants. L'assemblée générale extraordinaire est réservée aux décisions qui touchent au pacte fondateur — modification des statuts, changement d'objet, fusion, dissolution — avec en général un quorum et une majorité renforcés. Faire voter une modification statutaire en AG ordinaire est l'erreur qui fragilise le plus une délibération.

Préparer la convocation

• Qui convoque. L'organe désigné par les statuts, en respectant les cas de convocation à la demande d'une fraction des membres.
• Délai et forme. Ceux des statuts. L'e-mail est admis s'il est prévu ou s'il constitue la pratique acceptée, avec une trace d'envoi conservée.
• Ordre du jour. Précis : une résolution mal annoncée peut être annulée. Prévoyez le formulaire de pouvoir si les statuts admettent la représentation.
• Documents joints. Comptes, rapport financier, projets de résolution : leur envoi préalable évite les débats stériles.

Tenir la séance

Ouvrez par la feuille d'émargement et le décompte des pouvoirs, puis constatez le quorum avant tout vote. Déroulez l'ordre du jour dans l'ordre annoncé, faites voter résolution par résolution et notez précisément les résultats — pour, contre, abstentions. Les questions diverses ne peuvent pas donner lieu à une décision engageant l'association si elles n'étaient pas à l'ordre du jour.

Après l'assemblée : les suites obligatoires

1. Rédiger et faire signer le procès-verbal, puis l'archiver avec la feuille de présence et les pouvoirs.
2. Déclarer au greffe des associations tout changement de dirigeants ou de statuts, en principe sous trois mois.
3. Transmettre les comptes approuvés aux financeurs qui l'exigent et, le cas échéant, publier les comptes annuels.
4. Mettre à jour les mandats bancaires et les délégations de signature.

L'AG en un clic avec Bonjour

Le module d'assemblée de Bonjour enchaîne la convocation, les pouvoirs, l'émargement, le vote des résolutions et la génération du procès-verbal signé électroniquement. Les listes de votants proviennent du registre des membres à jour des cotisations, ce qui supprime la contestation la plus fréquente : « qui avait le droit de voter ce jour-là ». Les décisions et leurs pièces restent horodatées dans le journal d'audit.

Questions fréquentes

Une association loi 1901 doit-elle tenir une assemblée générale ?

La loi de 1901 ne l'impose pas en elle-même, mais les statuts le prévoient presque toujours, et les financeurs comme les banques réclament les procès-verbaux. En pratique, l'assemblée générale annuelle est la règle : elle approuve les comptes et renouvelle les mandats.

Quel délai de convocation pour une assemblée générale ?

Le délai est celui fixé par les statuts, souvent quinze jours à un mois avant la séance. À défaut de précision statutaire, retenez un délai raisonnable permettant à chacun de s'organiser, avec un ordre du jour joint à la convocation.

Que se passe-t-1 si le quorum n'est pas atteint ?

Les statuts prévoient généralement une seconde convocation, souvent sans condition de quorum, à une date ultérieure. Sans clause de ce type, l'assemblée ne peut pas délibérer valablement et les décisions prises sont contestables.

Le vote électronique est-il possible en assemblée générale ?

Oui, s'il est prévu par les statuts ou le règlement intérieur. Il faut pouvoir garantir l'identification des votants, l'unicité du vote et la conservation des résultats, et annexer la liste des votants au procès-verbal.

Que doit contenir le procès-verbal d'assemblée générale ?

La date et le lieu, le mode de convocation, la composition du bureau de séance, le nombre de présents et représentés, l'ordre du jour, le texte de chaque résolution avec le résultat du vote, et la signature des personnes habilitées par les statuts.