Organizzare l'assemblea generale di un'associazione

Assemblea Generale ordinaria o straordinaria: come non sbagliare

L'assemblea generale ordinaria tratta la vita corrente: relazione morale, conti dell'esercizio, budget, elezione dei dirigenti. L'assemblea generale straordinaria è riservata alle decisioni che riguardano il patto fondativo — modifica dello statuto, cambio di oggetto sociale, fusione, scioglimento — con, in generale, un quorum e una maggioranza rafforzati. Far votare una modifica statutaria in assemblea ordinaria è l'errore che più indebolisce una deliberazione.

Preparare la convocazione

• Chi convoca. L'organo designato dagli statuti, rispettando i casi di convocazione su richiesta di una frazione dei soci.
• Termine e forma. Quelli degli statuti. L'e-mail è ammessa se prevista o se costituisce la pratica accettata, con una traccia di invio conservata.
• Ordine del giorno. Preciso: una risoluzione mal annunciata può essere annullata. Prevedete il modulo di delega se gli statuti ammettono la rappresentanza.
• Documenti allegati. Conti, relazione finanziaria, proposte di risoluzione: il loro invio preventivo evita dibattiti sterili.

Svolgere la sessione

Aprite con il foglio delle presenze e il conteggio delle deleghe, quindi verificate il quorum prima di ogni voto. Seguite l'ordine del giorno nell'ordine annunciato, fate votare risoluzione per risoluzione e annotate precisamente i risultati — favorevoli, contrari, astenuti. Le varie ed eventuali non possono dar luogo a una decisione che impegni l'associazione se non erano all'ordine del giorno.

Dopo l'assemblea: gli adempimenti obbligatori

1. Redigere e far firmare il verbale, poi archiviarlo con il foglio di presenza e le deleghe.
2. Dichiarare al registro delle associazioni ogni cambiamento di dirigenti o di statuti, in linea di principio entro tre mesi.
3. Trasmettere i conti approvati ai finanziatori che lo richiedono e, se del caso, pubblicare i conti annuali.
4. Aggiornare le deleghe bancarie e le deleghe di firma.

L'Assemblea Generale in un clic con Bonjour

Il modulo di assemblea di Bonjour gestisce in sequenza la convocazione, le deleghe, la firma, il voto delle risoluzioni e la generazione del verbale firmato elettronicamente. Gli elenchi dei votanti provengono dal registro dei soci in regola con le quote, eliminando la contestazione più frequente: «chi aveva diritto di voto quel giorno». Le decisioni e i relativi documenti restano marcati temporalmente nel registro di audit.

Domande frequenti

Un'associazione legge 1901 deve tenere un'assemblea generale?

La legge del 1901 non lo impone di per sé, ma lo statuto lo prevede quasi sempre, e i finanziatori così come le banche richiedono i verbali. In pratica, l'assemblea generale annuale è la regola: approva i conti e rinnova i mandati.

Qual è il termine di preavviso per la convocazione di un'assemblea generale?

Il termine è quello fissato dallo statuto, spesso da quindici giorni a un mese prima della seduta. In mancanza di precisioni statutarie, si consideri un termine ragionevole che permetta a ciascuno di organizzarsi, con un ordine del giorno allegato alla convocazione.

Cosa succede se non viene raggiunto il quorum?

Lo statuto prevede generalmente una seconda convocazione, spesso senza condizioni di quorum, in una data successiva. Senza una clausola di questo tipo, l'assemblea non può deliberare validamente e le decisioni prese sono contestabili.

Il voto elettronico è possibile in assemblea generale?

Sì, se previsto dallo statuto o dal regolamento interno. È necessario poter garantire l'identificazione dei votanti, l'unicità del voto e la conservazione dei risultati, e allegare l'elenco dei votanti al verbale.

Cosa deve contenere il verbale dell'assemblea generale?

La data e il luogo, la modalità di convocazione, la composizione dell'ufficio di presidenza, il numero di presenti e rappresentati, l'ordine del giorno, il testo di ogni risoluzione con il risultato del voto e la firma delle persone abilitate dallo statuto.