Organizar a assembleia geral de uma associação

AG ordinária ou extraordinária: não se engane

A assembleia geral ordinária trata da vida corrente: relatório moral, contas do exercício, orçamento, eleição dos dirigentes. A assembleia geral extraordinária está reservada a decisões que afetam o pacto fundador — alteração dos estatutos, mudança de objeto, fusão, dissolução — geralmente com um quórum e uma maioria reforçados. Fazer votar uma alteração estatutária numa AG ordinária é o erro que mais fragiliza uma deliberação.

Preparar a convocatória

• Quem convoca. O órgão designado pelos estatutos, respeitando os casos de convocação a pedido de uma fração dos membros.
• Prazo e forma. Os dos estatutos. O e-mail é admitido se estiver previsto ou se constituir a prática aceita, com um rastro de envio conservado.
• Ordem do dia. Precisa: uma resolução mal anunciada pode ser anulada. Preveja o formulário de procuração se os estatutos admitirem a representação.
• Documentos anexos. Contas, relatório financeiro, projetos de resolução: seu envio prévio evita debates estéreis.

Realizar a sessão

Abra com a folha de presenças e a contagem de procurações, depois verifique o quórum antes de qualquer votação. Siga a ordem de trabalhos na sequência anunciada, faça votar resolução por resolução e anote precisamente os resultados — a favor, contra, abstenções. Os assuntos diversos não podem dar lugar a uma decisão que comprometa a associação se não constarem da ordem de trabalhos.

Após a assembleia: os procedimentos obrigatórios

1. Redigir e fazer assinar a ata, depois arquivá-la com a lista de presença e as procurações.
2. Declarar no registro de associações qualquer mudança de dirigentes ou de estatutos, em princípio no prazo de três meses.
3. Transmitir as contas aprovadas aos financiadores que o exijam e, se for o caso, publicar as contas anuais.
4. Atualizar os mandatos bancários e as delegações de assinatura.

A Assembleia Geral a um clique com Bonjour

O módulo de assembleia de Bonjour encadeia a convocação, as procurações, a lista de presença, a votação das resoluções e a geração da ata assinada eletronicamente. As listas de votantes provêm do registro de membros com as contribuições em dia, o que elimina a contestação mais frequente: «quem tinha o direito de votar naquele dia». As decisões e seus documentos permanecem com carimbo de tempo no log de auditoria.

Perguntas frequentes

Uma associação lei 1901 deve realizar uma assembleia geral?

A lei de 1901 não o impõe por si só, mas os estatutos preveem-no quase sempre, e os financiadores, tal como os bancos, exigem as atas. Na prática, a assembleia geral anual é a regra: aprova as contas e renova os mandatos.

Qual o prazo de convocação para uma assembleia geral?

O prazo é o fixado pelos estatutos, frequentemente de quinze dias a um mês antes da sessão. Na ausência de precisão estatutária, considere um prazo razoável que permita a todos organizarem-se, com uma ordem do dia anexa à convocação.

O que acontece se o quórum não for atingido?

Os estatutos preveem geralmente uma segunda convocação, muitas vezes sem exigência de quórum, para uma data posterior. Sem uma cláusula deste tipo, a assembleia não pode deliberar validamente e as decisões tomadas podem ser contestadas.

O voto eletrónico é possível em assembleia geral?

Sim, se estiver previsto nos estatutos ou no regulamento interno. É necessário poder garantir a identificação dos votantes, a unicidade do voto e a conservação dos resultados, e anexar a lista de votantes à ata.

O que deve conter a ata da assembleia geral?

A data e o local, o modo de convocação, a composição da mesa da reunião, o número de presentes e representados, a ordem do dia, o texto de cada resolução com o resultado da votação e a assinatura das pessoas habilitadas pelos estatutos.